El archivo:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres
acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Española.:
- Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo
que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también
semipúblicos, comerciales o particulares); conjunto de estos
documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc.,
donde se colocan).
- La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en
la Ley de Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen
referencia al archivo como aquella institución cuya función
primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir, utilizando
las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para le
cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
- También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de
Archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y
facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización
de la forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen:
Carpetas, archivadores
tipo Z, guías, etc.
b) Funciones del archivo:
La principal función del archivo consiste en la
conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello
estableciendo unos plazos mínimos de conservación,
durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente
ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz
cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que
permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además
sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones
del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el
organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma
de hacerlo.
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JUSTIFICACION DEL PROYECTO
Como
es de conocimiento, cada Entidad Territorial debe estar al día en el
cumplimiento de la normatividad, fundamentalmente la relacionada con el
ejercicio de funciones publicas, de esta manera al entrar en vigencia la Ley 594 “Estatuto General de Archivos” de
2000 se dictó el Estatuto General de Archivos con el objeto de establecer las reglas y principios
que orientan la función archivística del
Estado, cuyo ámbito de aplicación comprende la Administración Pública
en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones
públicas y los demás organismos señalados en las misma Ley. Así,
los servidores públicos son responsables de la organización, conservación,
uso y manejo de los documentos y los
particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los
mismos.
El
Acuerdo No. 060 del 30 de Octubre de 2001 emanado del Consejo Directivo del
Archivo General de la Nación , establece pautas no sólo para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas, sino para el cabal cumplimiento de los programas de
gestión, producción, recepción,
distribución, seguimiento, conservación y consulta documental.
Los archivos se fueron convirtiendo en
verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos
sin ningún criterio archivístico de organización y conservación, creando los
denominados Fondos Acumulados. Habría que mencionar que además de los señalados
inconvenientes intrínsecos de los archivos, también la difícil situación
económica de la administración pública incide fundamentalmente en el abandono
de los archivos acumulados por parte de las instituciones. La organización
archivística de los archivos acumulados requiere compromiso institucional en
materia presupuestal, ya que dicho proceso es costoso, dispendioso y a la vez
requiere de un equipo humano especializado e idóneo.
El método de organización de los archivos
acumulados tiene carácter objetivo, se basa en la reconstitución del orden
originario de los archivos, aquel orden que tuvieron los documentos en el
momento de su producción y que reflejan la gestión administrativa de la
institución. Los archivos acumulados entonces, deben tratar de ser reorganizado
de acuerdo con las funciones, competencias, estructura y procedimientos de la
institución que los produjo en el transcurso de su evolución.
La exigencia práctica que tienen las
diferentes dependencias del municipio de realizar las transferencias
documentales del archivo de gestión que manejan al archivo central requiere de
la aplicación de una serie de aspectos técnicos que permitan que la disposición
final de estos documentos se de acorde al organigrama y manual de funciones de
la entidad.
Rotulación: Es la actividad mediante la cual se identifica cada una de las carpetas y cajas de almacenamiento con los datos esenciales para determinar el contenido en cada una de estas, dicha rotulación es la base para la sistematización de la documentación cuando se genere la base de datos y posteriormente para el cotejo del Inventario Documental que maneja la entidad.
Disposición Final de Documentos:
Después del proceso de rotulación se ordena las carpetas por cada año con una numeración consecutiva y se disponen finalmente en las cajas de archivo elaboradas para esta actividad. Estas cajas se sitúan en los estantes o anaqueles de la entidad, los cuales también son identificados para que la base de datos cuente con la información específica de los documentos en su sitio de almacenamiento final. Posteriormente estos documentos sirven para procesos de consulta y aplicación de Tablas de Retención cuando se requiera eliminar o seleccionar el material de archivo ya dispuesto finalmente.
Sistematización del Inventario Documental (Base de Datos): con la información de los rótulos y el contenido de las carpetas y cajas, se crea una base de datos en archivo plano (Exel o Access), la cual da cuenta de la ubicación exacta de la información que esta contenida en los documentos tanto en carpetas, cajas y estantes. En el programa o base de datos entregada se puede realizar una búsqueda de la información por varios criterios y con esto ubicar ágilmente los documentos.
PROCESO PRÁCTICO
Y METODOLOGICO DEL TRABAJO A DESARROLLAR EN UN MUNICIPIO
Para el desarrollo del trabajo en mención se
requiere de una serie de actividades que se ejecutan complementariamente, para
que el resultado final sea la implementación de un “Proceso de Gestión Documental” ajustado a los requerimientos legales
y estatutarios internos y acorde a las disposiciones en materia archivística
que emana el Archivo General de la Nación.
Dentro del trabajo se destacan tres grandes
actividades, las cuales ejecutadas simultáneamente permitirán que el Archivo
Central de la entidad evidencie un proceso de organización técnico y que al
interior del Municipio se cumpla con los requerimientos técnicos establecidos
como punto de partida para un proceso de Gestión
de Calidad en Archivo. Las actividades generales son las siguientes:
CLASIFICACIÓN,
ORGANIZACIÓN, DEPURACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL Y SISTEMATIZACIÓN TÉCNICA DEL
ARCHIVO CENTRAL.
Este proceso es tal vez el punto de partida del trabajo de archivo por
que permite desarrollar un trabajo que técnicamente cumple con los criterios
básicos para la organización de archivo y modifica sustancialmente la cultura
en el manejo de documentos de la entidad, así mismo permite determinar la
utilidad o viabilidad de los documentos que se archivan en el municipio, por
que se evalúa los valores primarios y secundarios de los mismos para fijar su
tiempo de permanencia en las fases de archivo y su disposición
final
Para adelantar este proceso es importante determinar las actividades
propias de una entidad que presta un servicio esencial del estado, en donde se
ejecutan procesos que dan como resultado un soporte documental el cual será
archivado respectivamente según la oficina que los produjo
.
A continuación se describen de manera muy general los procesos técnicos
que se adelantarán al interior de la entidad de manera secuencial, lo cual
permitirá que se cumpla a cabalidad con la totalidad de objetivos propuestos en
este proyecto.
PROCESOS TÉCNICOS:
Clasificación documental: Es el proceso de separación
de documento en donde se determina cuales son realmente los documentos
susceptibles de manipular y Archivar técnicamente según los pasos siguientes,
inicialmente se separa lo que se denomina Documentos de Archivo de Documentos
de Apoyo, documentos últimos que deben ser depurados, proceso que se explica
mas adelante. Después de la separación sigue una nueva separación de documentos
según los siguientes ítems: oficina productora, Año, series, subseries y tipos
documentales.
Organización Documental:
Es el proceso de ordenación de los documentos
acorde a los sistemas de ordenación técnicamente aceptados y aquellos sistemas
de organización que tengan los documentos originalmente, esta actividad se la
realiza con cada una de las series o subseries por oficina productora, la
ordenación da cumplimiento a los principios de procedencia y de orden original
de los documentos, se tiene en cuenta el numero de folios y se remplaza todas
las carpetas y AZ´s u otras unidades de almacenamiento por nuevas carpetas de
Yute oficio elaboradas específicamente para este proceso de ordenación.
Depuración de Documentos:
Es el procedo mediante el cual de destruyen los documentos que se han
determinado como Documentos de Apoyo en la etapa de clasificación, en el
proceso de clasificación se determina la utilidad y el valor de los documentos
para depurar aquellos que no sea importantes para la entidad como los
documentos de apoyo, copias en varias oficinas, documentos en blanco y demás
material de archivo que técnicamente no debe estar almacenados en el archivo
central de la entidad. En esta parte se debe determinar el manejo de aquellos
documentos que tienen un original en una oficina donde se recepciona pero que
por trámite se traslada copia a otra oficina para que de
respuesta.
Rotulación: Es la actividad mediante la cual se identifica cada una de las carpetas y cajas de almacenamiento con los datos esenciales para determinar el contenido en cada una de estas, dicha rotulación es la base para la sistematización de la documentación cuando se genere la base de datos y posteriormente para el cotejo del Inventario Documental que maneja la entidad.
Después del proceso de rotulación se ordena las carpetas por cada año con una numeración consecutiva y se disponen finalmente en las cajas de archivo elaboradas para esta actividad. Estas cajas se sitúan en los estantes o anaqueles de la entidad, los cuales también son identificados para que la base de datos cuente con la información específica de los documentos en su sitio de almacenamiento final. Posteriormente estos documentos sirven para procesos de consulta y aplicación de Tablas de Retención cuando se requiera eliminar o seleccionar el material de archivo ya dispuesto finalmente.
Sistematización del Inventario Documental (Base de Datos): con la información de los rótulos y el contenido de las carpetas y cajas, se crea una base de datos en archivo plano (Exel o Access), la cual da cuenta de la ubicación exacta de la información que esta contenida en los documentos tanto en carpetas, cajas y estantes. En el programa o base de datos entregada se puede realizar una búsqueda de la información por varios criterios y con esto ubicar ágilmente los documentos.
ASESORIA
Y CAPACITACIÓN CON LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD.
Como primer paso esta la
realización de una serie de capacitaciones con todo el personal vinculado a la
entidad, dependiendo de la temática se convoca a grupos específicos de
funcionarios y con esto suministrar la información pertinente para implementar
la gestión Archivistita en la empresa.
Posterior
a la realización de las capacitaciones se pretende iniciar un proceso que
implica la asesoría y revisión especifica en cada una de las oficinas con el
animo de verificar el cumplimiento de las condiciones técnicas para este caso y
la aplicación de las recomendaciones de organización, esta parte es muy
importante si se tiene en cuenta de que cuando se inicia un proceso practico
después de tener el soporte técnico y teórico, surgen muchas inquietudes las
cuales deben ser aclaradas en el momento para que el proceso no se corte o
pare.
Por lo anterior se realizará un cronograma para las dos actividades las
jornadas de Capacitación y las jornadas de asesorías y asistencia a cada urbana
de las oficinas que conforman la entidad en general.
Como soporte y resultado de esta gran actividad dentro el proceso que se
pretende adelantar se entregara un “Certificado de Asistencia y
Participación” a nombre de la Cooperativa, a aquellos funcionarios que
hayan asistido mínimo al 80% de las capacitaciones y asesorías programadas
durante la ejecución del contrato según las temáticas propuestas. Estas
temáticas pueden varias dependiendo de la necesidad de los asistentes a la
mismas y los requerimientos técnicos presentados por la entidad.
ACTUALIZACION E IMPLEMENTACIÓN
DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD.
Teniendo en cuenta la importancia que tiene las TRD para el
funcionamiento y organización de los documentos en sus diferentes fases, este
es un proceso que permite la racionalización y estandarización en el manejo
documental, si se tiene en cuenta que para establecer un listado de documentos
que se manejan en las diferentes unidades administrativas de la empresa, se
debe conocer de primera mano el funcionamiento que tiene esta y la coordinación
y complementariedad que se manejan entre oficinas.
Frente a esto hay que destacar que aunque las etapas estipuladas
técnicamente exigen el cumplimiento de varias actividades con las oficinas, se
desarrolla un proceso que permite complementar el trabajo de asesoría y
capacitaciones realizados por que permite la estandarización y racionalización
en el manejo archivistito en general en la empresa.
PROCESO PRÁCTICO DE
ACTUALIZACION DE TABLAS RETENCION DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION.
·
ETAPA 1: Compilar la información institucional
contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la
estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos
administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de
procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el
fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
ETAPA 2: Análisis e interpretación de la información
recolectada, Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales, Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y
subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico
con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio
do documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento
hasta su disposición final. Adelantar la valoración documental, teniendo en
cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas
que regulan su producción. En todos los casos, la selección se aplicará bajo la
modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el
tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en
cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
· ETAPA 3: Elaboración y presentación de la Tabla de
Retención documental para su aprobación. Se preparará la propuesta de Tablas de
Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que
tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los
anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El
Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando
la propuesta.
TERMINOS DE LA PROPUESTA.
TIEMPO
DE EJECUCION: El
compromiso es DESARROLLAR EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DEL
MUNICIPIO, ACORDE A LOS REQUERIMIENTOS LEGALES Y TECNICOS en un término de
seis (6) meses, para dar cumplimiento a la circular 035 de 2009 de la
Procuraduría General de la Nación.
COSTO
DE LA PROPUESTA O DESARROLLO DEL PROYECTO
La
propuesta tiene un costo de que se cancelaran de la siguiente manera:
50% Como anticipo previa
autorización del
contrato.
25% Entrega del primer
informe.
25% Entrega final del
documento.
TOTAL
COMPONENTES DE LA
PROPUESTA: La propuesta incluye los siguientes elementos
necesarios para su perfeccionamiento y ejecución:
CONCEPTO
|
DETALLE
|
Equipo Humano
|
Coordinador
|
Profesional
|
|
Auxiliares
|
|
Dotación y Suministros
|
Cajas No. 12 para Archivo
|
Carpetas de Yute
|
|
Ganchos Plásticos
|
|
Sticker Carpetas
|
|
Sticker Cajas
|
|
Overoles
|
|
Mascarillas
|
|
Guantes
|
|
Logística Implementación
|
|
Papelería (General)
|
|
Viáticos
|
Coordinador y profesionales
|
Impuestos
|
Legalización, IVA, Otros (8%
valor total del contrato.)
|
JUAN CARLOS FLOREZ MORA
CODIGO:1411023302
TEC JUDICIAL 
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